Maandagmorgen negen uur: vergaderen. Het is binnen vele bedrijven vaste prik. Maar uit onderzoek blijkt dat dit juist het slechtste moment (by far!) is om met de collega’s bij elkaar te komen. Wanneer is het beste moment om te vergaderen?
Professioneel vergaderen
Of je nou face to face, op Skype of in een conference call vergadert – timing is essentieel! Gelukkig is daar de wetenschap! Net zoals er vele onderzoeken zijn naar het beste moment om te posten op social media – van Coosto bijvoorbeeld of van RTM Business – is ook het beste moment om te vergaderen onderzocht. De uitkomsten zijn best logisch, maar toch doet het gros van ons het helemaal verkeerd. Een spoedcursus Vergaderen doe je zo!
Het beste moment om te vergaderen
Wij Nederlanders zijn een democratisch volkje. We doen alles het liefst in overleg. Gemiddeld besteden we maar liefst 30 uur per maand aan vergaderen. Dit doen we het meest op dinsdag- (30 procent) en donderdagochtend (30 procent), zo blijkt uit onderzoek van Worldmeetings. De maandagmorgen meeting bezet met 19 procent de derde plek. Helemaal fout! Nieuwssite Inc publiceerde een whitepaper over het beste moment om te vergaderen en de ochtend blijkt een absolute no go!
Uitslapen in de vergaderzaal ?
Een goed begin is het halve werk, maar dat gaat niet op voor een vroeg begin! Plan je een vergadering aan het begin van de dag, dan loop je grote kans op slaperige en onvoorbereide deelnemers. Maandagmorgen is by far het slechtste moment, omdat collega’s dan net uit hun weekend komen en nog met hun gedachten ergens anders zitten. Dit alles komt het concentratieniveau niet ten goede en zal de gesprekken niet naar een hoger niveau tillen.
Wanneer dan wel?
Op dinsdagmiddag om 15 uur! Dinsdag is praktisch gezien de dag waarop de minste mensen hun vaste vrije dag hebben. Daarnaast zijn we halverwege de middag, na een goede lunch en met het einde van de dag in zicht, het scherpst. Dinsdag is ook een goede dag omdat het aan het begin van de werkweek is, wat de ruimte biedt om plannen direct uit te rollen en snel stappen te maken