Bij het organiseren van een bedrijfsevenement komt heel wat kijken. Een geschikte locatie vinden, een thema bepalen, zoveel mogelijk medewerkers mobiliseren … je moet met zoveel rekening houden dat je je maar beter kan omringen met een handvol partyplanners of professionals. Gebruik mijn stappenplan en maak een vliegende start!
1. Leg het thema van je bedrijfsevent vast
Heeft je bedrijfsuitje een bijzondere aanleiding: een 50-jarig bestaan, een eindejaarsevent, een jaarlijkse familiedag …? Een doel of thema voor je feest is de eerste stap in je planning.
2. Een team samenstellen
Laat je omringen door professionals. Hoe meer kennis en expertise, hoe beter. Geef iedereen een specifieke rol, zoals: het budget bewaken, de pr en communicatie, het management, de marketing etc.
3. Budgetteer
Als je weet wie en wat je wil bereiken met je bedrijfsevenement, kun je het budget vaststellen. Maak een inventaris van alle zaken waarmee je rekening moet houden en vergeet ook geen budget vrij te houden voor onvoorziene kosten.
4. Leg de datum en de locatie vast
Eén van de belangrijkste zaken bij het organiseren van je evenement is het vastleggen van de locatie. Dit kun je pas doen als je weet op hoeveel gasten je ongeveer kan rekenen. Kies je locatie op basis van het aantal gasten, de bereikbaarheid en de ambiance. Ook de datum is een belangrijke factor voor een geslaagd event. Hou hierbij o.a. rekening met vakanties en feestdagen.
4. Zet marketing en communicatie optimaal in
Goede marketing en communicatie is onmisbaar. Je kan bijvoorbeeld een website laten maken door een ervaren webdesigner. Hierop vermeld je alle belangrijke informatie, kunnen genodigden zich inschrijven en kan je achteraf alle foto’s en video’s delen. Hoe meer mensen er aanwezig zijn op je event, hoe geslaagder. Communiceer ruim op tijd over je event, om zoveel mogelijk potentiële bezoekers te bereiken.
5. Huur een fotograaf in
Blijvende en tastbare herinneringen aan je bedrijfsevenement vastleggen? Huur een professionele fotograaf in! Een speelse photobooth waarmee medewerkers zelf leuke kiekjes kunnen schieten is ook leuk, maar voor het echte werk heb je een fotograaf nodig. Kies voor een eventfotograaf of een huwelijksfotograaf. Hoewel dat misschien vreemd lijkt, heeft ook zo iemand kaas gegeten van events en het vastleggen van spontane momenten tussen mensen!